Notre rythme de vie actuel est de plus en plus effréné et nos semaines bien chargées. Les jours défilent à une vitesse folle et les tâches du quotidien s’accumulent. Pour être efficace tant personnellement que professionnellement, nous devons être organisés un minimum.
Avec tous les rendez-vous auxquels on doit assister, les tâches du quotidien à effectuer, les enfants et la famille à gérer (ou même nos animaux de compagnie), les SMS, messages WhatsApp ou Messenger, les emails que nous recevons au cours d’une journée, il y a vraiment une nécessité d’avoir les bonnes astuces et les bons outils pour gérer toutes ces activités sans être rapidement débordés. On partage avec vous quelques-unes de nos astuces pour rester « FOCUS » sur l’essentiel !
1 – Déterminer les tâches prioritaires
Chaque matin, prenez du temps pour visualiser votre journée et priorisez vos missions. Vous pouvez accomplir cette tâche la veille au soir si vous préférez vous coucher avec votre programme du lendemain déjà bien défini.
Il est essentiel de déterminer quelles tâches sont à faire en premier pour éviter de perdre votre temps (qui est précieux on vous le rappelle !) sur des tâches qui ne sont peut-être pas si importantes et qui peuvent être reportées à plus tard pour équilibrer vos journées. La procrastination n’est pas toujours la bonne méthode (procrastiner = avoir tendance à remettre au lendemain) mais dans ce cas précis, remettre une ou plusieurs missions au lendemain, ou au programme des jours à venir, va nous permettre de se dégager du temps le jour J et d’être plus productif dans nos missions prioritaires. Le but est toujours d’avoir un agenda « lissé » dans la mesure du possible. Equilibrez vos journées au maximum !
Être efficace au travail ou dans son quotidien ne signifie pas bosser comme un acharné 8 ou 9 heures d’affilées. Cela peut être le cas lors d’événements ou projets exceptionnels sur une courte durée. Mais si c’est une journée type pour vous, il est fort probable que votre efficacité frôle le minimum au bout de quelques heures.
2 – Faire des To Do List réalistes
Au lieu de faire une seule longue liste de tout ce que vous devez faire, vous pouvez rédiger plusieurs listes distinctes :
- A faire aujourd’hui
- A faire cette semaine
- A acheter
- A déléguer : ce n’est pas toujours facile mais cela s’apprend. Peut-être qu’une autre personne de l’équipe peut vous aider dans une mission ?
- Penser à prévoir…
Cette division des tâches va vous permettre de vous sentir moins submergés par toutes vos missions. Nos listes à rallonge ont souvent pour effet de nous démotiver d’avance (moi la première !), surtout si l’agenda est déjà bien chargé. Vous pouvez également noter le temps imparti à chaque mission. Selon vous, de combien de temps aurez-vous besoin pour réaliser telle ou telle mission ? N’oubliez pas de toujours laisser une petite place aux éventuels retards et imprévus : il y en a toujours !
Ces listes vous permettront d’avoir une vision éclairée des jours à venir et vous commencerez vos journées de manière plus sereine : vous savez où vous allez sans gaspiller votre temps et surtout, sans être trop débordé ! Anticiper est le maître mot dans ces situations. Si vous avez besoin de supports TO DO LIST, en voici ici.
3 – Classer et ranger au fur et à mesure
Faites de l’ordre dans votre environnement ! Que ce soit à la maison ou au travail : un bureau bien rangé est la clef pour ne pas perdre de temps. Et en plus, vous vous sentirez mieux. Le calme et l’ordre nous détend et nous sommes plus sereins pour démarrer une journée bien remplie.
Classez vos papiers (factures, ordonnances, avis, bulletins, etc…) au fur et à mesure. Si vous manquez de temps sur le coup, n’hésitez pas à investir dans un bac ou une bannette à papier afin de tout déposer dans un seul et même endroit et d’y revenir quand vous aurez quelques minutes ou quelques heures pour tout ranger.
4 – Faire des pauses
S’obliger à travailler sur un projet durant des heures et des heures pour atteindre nos objectifs est souvent contre-productif. En effet, au-delà de quelques heures (et parfois même quelques minutes) notre efficacité se réduit très très vite. La motivation aussi, ainsi que la productivité. La concentration n’est plus à son maximum et vous brulez encore plus votre énergie. Votre travail reflète votre « mood ». Il est donc indispensable de s’accorder des pauses tout au long de la journée pour permettre à votre cerveau de se ressourcer et à votre créativité de faire une petite sieste rapide ! Rien de mieux pour recharger les batteries et repartir sur de bonnes bases.
5 – Eviter les distractions au maximum
Même s’il est important de faire des pauses, il ne faut pas se laisser trop distraire de ses missions. Au risque de perdre du temps utile pour boucler votre check list.
Un coup d’œil sur votre téléphone qui dure rapidement 10 minutes, ou plus, si vous commencez à regarder une vidéo ou à lire un article quelconque. Les actualités sont tellement à portée de main avec les réseaux sociaux qu’il est assez facile de se laisser divertir. Sans parler des messages par dizaine que l’on peut recevoir de nos familles, amis ou autres connaissances tout au long de la journée.
Vous pouvez bien-sûr surfer sur les réseaux sociaux de temps en temps. Il est juste essentiel de ne pas s’y perdre au risque de modifier tout l’emploi du temps de notre journée et de voir notre concentration baisser en quelques minutes.
Quelques petits conseils pour éviter ça :
- Coupez votre téléphone ou mettez-le en mode silencieux de manière à ne pas être perturbé par les diverses notifications.
- Des applications existent pour limiter le temps passé sur son téléphone : Offtime, Forest, Flipd et bien d’autres encore…
6 – Avoir une bonne hygiène de vie
Hé oui ! Pour être bien organisé il faut être au max de sa forme. Une bonne hygiène de vie a un impact sur la qualité de la concentration, de l’humeur générale, de la fatigue, du stress etc…
Si vous ne dormez pas assez par exemple, vous allez être fatigué et cela va se ressentir sur les missions à accomplir. Votre efficacité sera vite réduite et la masse des missions va vous paraître insurmontable. Alors que si vous êtes en forme, vous serez plus motivé à les affronter !
Dormez suffisamment, buvez régulièrement (de l’eau !), pratiquez régulièrement une activité physique, mangez équilibré et suffisamment, etc… Une forme au TOP pour une efficacité au TOP.
Nous pouvons vous faire gagner du temps dans votre communication ! Profitez des compétences d’une équipe experte en communication. Envie d’un site internet ? De supports papiers ou numériques pour informer vos collègues sur vos missions et leurs avantages ? Déléguez… et contactez-nous. Nous avons certainement la solution qu’il vous faut pour gagner en temps et en sérénité tout étant bien accompagné.